Rollen

Project Office
Die Rolle des Project Office besteht darin, die Projektleitung bei der Administration und Organisation des Projekts zu unterstützen. Im Falle von Teilprojekten dehnt sich diese Unterstützung auch auf die Teilprojektleiter aus. Die Rolle des Project Office wird in der Regel bei grösseren Projekten besetzt. In kleineren und mittleren Projekten werden die anfallenden administrativen Aufgaben meist von der Projektleitung und von Projektsachbearbeitern erledigt. Weitere Bezeichnungen dieser Rolle sind Project Support, Project Management Office, Projektbüro oder Projektunterstützung. Nachfolgende Ausführungen in der Rollenbeschreibung gehen vom Rollenverständnis der schweizerischen Projektmanagement-Methode HERMES aus.
Aufgaben
Das Project Office entlastet grundsätzlich die Projektleitung von administrativen Aufgaben. Diese umfassen die Projektdokumentation, das Erstellen von Sitzungsprotokollen sowie das Aktualisieren des Projektplans. Zusätzlich evaluiert das Project Office die Arbeitswerkzeuge für das Projekt.
Arbeitsinstrumente
Um die an sie delegierten Projektmanagementaktivitäten möglichst strukturiert und effizient erledigen zu können, kann sich das Project Office einer Reihe von Tools bedienen. Diese helfen, Prozesse und Aufgaben im Projekt zu standardisieren. Einige Tools sind zentral für jegliche Projekte, andere hingegen sind optional.

Projektplanung: Beinhaltet das Erstellen und Verwalten des Projektplans und ist zentral für das Projekt. Der Projektplan enthält Aufgaben, Ressourcen, Abhängigkeiten sowie Kosten.

Fortschrittstracking: Beinhaltet das Führen von Zeitplänen bzw. Terminlisten inkl. Meilensteinen. Der Zeitplan wird mit dem Projektplan verglichen und hat das Verfolgen des Projektfortschritts zum Ziel.

Fortschritts- und Statusbericht: Aufbauend auf dem Fortschrittstracking und der Projektplanung werden Berichte erstellt, die Auskunft über den Stand des Projekts geben.

Risikomanagement: Beinhaltet das Identifizieren von Risiken sowie deren Bewertung, Gegenmassnahmen, einen Notfallplan sowie die entsprechenden Verantwortlichkeiten.

Dokumentenmanagement: Projektrelevante Dokumente werden systematisch erfasst, gespeichert und den Projektbeteiligten verfügbar gemacht.

Teamkommunikation: Sicherstellen der effizienten und effektiven Kommunikation auf elektronischem Weg.

Portfolio-Management: Wird im Multiprojektmanagement verwendet. Fasst die einzelnen Projektpläne, Projektressourcen und Projektfortschritte in einem Portfolio zur besseren Übersicht zusammen.

Management von Arbeitszeitnachweisen: Führt Arbeitszeitnachweise aller Projektbeteiligten und dient der Budgetkontrolle.

Links und Literaturvorschläge

  • Project Office – Why, what, how?
    Dieser Beitrag geht auf verschiedene ‘Unterrollen’ des Project Office ein.
  • Die Bedeutung eines Project Office
    Die Domendos Consulting beschreibt, warum die Einrichtung eines Project Office sinnvoll sein kann.
  • Wikipedia
    Die Rolle des Project Office, auch Projektbüro genannt auf Wikipedia.
  • Das Projektmanagement-Office
    Einführung und Nutzen
    Gerhard Ortner & Betina Stur, 2019 (3. Aufl.), Berlin: Springer
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